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Comment faciliter l’envoi de courrier en entreprise ?

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L’envoi de courrier est une tâche chronophage que les entreprises doivent réaliser tous les jours. Pour cette raison, il est nécessaire de recourir à un matériel permettant de gagner du temps afin de vaquer à d’autres occupations. Pour cela, il est tout à fait indiqué d’utiliser une machine à affranchir.

Machine à affranchir : qu’est-ce que c’est ?

Pour simplifier l’envoi de son courrier, une entreprise peut recourir à une machine à affranchir. Il s’agit d’un matériel permettant d’affranchir le courrier. En d’autres termes, il sert à timbrer les lettres postales. Grâce à cette machine, plus besoin de se déplacer au bureau de poste pour l’envoi de courrier. Tout comme à la poste, plusieurs étapes sont utiles avant l’envoi. C’est le cas, notamment, de la pesée. Pour cela, il est nécessaire de peser soi-même son courrier à l’aide d’une balance sensible au gramme. Certaines machines à affranchir intègrent déjà une balance. Ainsi, on est certain du poids exact de son courrier.

L’empreinte postale doit également être apposée au courrier. L’impression peut se faire sur l’enveloppe ou sur une étiquette autocollante. En plus de l’affranchissement, d’autres mentions peuvent aussi y figurer. C’est le cas, entre autres, du logo de la société, du nom de l’entreprise, de son adresse et du numéro d’identifiant. Avant l’impression, il faut bien vérifier que l’encre de la machine est suffisante. Lorsque tout est en ordre au niveau du courrier, il faut passer à son dépôt. Les entreprises ont deux choix : dans une boîte aux lettres ou dans un centre de tri. En ce qui concerne la facturation des affranchissements, elle se fait mensuellement. Bref, l’expédition de courrier en entreprise avec une machine à affranchir permet de profiter de multiples avantages.

Zoom sur les avantages de la machine à affranchir

La machine à affranchir apporte de nombreux avantages pour une entreprise. La première est, sans doute, l’économie d’argent qu’on peut réaliser avec. En effet, en pesant soi-même son courrier, on est certains de son poids réel. Le matériel permet aussi d’intégrer au courrier d’autres informations concernant l’entreprise. En ce qui concerne l’impression, les cartouches d’encre qui s’utilisent sur une machine à affranchir sont faciles à trouver. Il est même possible d’en acheter sur internet. Cependant, il est important de bien connaître les références de la machine. Par ailleurs, il faut savoir que l’impression se fait en un temps record.

L’envoi du courrier ne requiert pas de déplacements à la poste. Effectivement, il est possible de le placer directement dans la boîte aux lettres. À condition, bien sûr, d’en avoir une étant donné que l’envoi de courrier via la poste ne se fait pas gratuitement. Toutefois, en utilisant une machine à affranchir, on n’a pas besoin de payer de frais en plus. Aussi, le paiement mensuel permet de mieux suivre les dépenses en matière d’affranchissement. Ainsi, on n’a plus besoin de faire des avances à chaque fois qu’on a besoin d’utiliser un timbre pour l’envoi de courrier. De plus, l’achat de carnets de timbres n’est pas nécessaire. Ce qui est souvent le cas quand on doit envoyer plusieurs lettres.

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