Le moment où vous annoncez à vos employés que l’entreprise leur demande de déménager dans une nouvelle ville est un mélange d’excitation, de crainte et de considérations logistiques. Alors que vos employés se préparent à la transition, vous voulez vous assurer qu’ils sont bien pris en charge. Un déménagement est stressant, quelles que soient les circonstances, et il est donc important que la direction de l’entreprise prenne des initiatives pour faciliter la réinstallation des employés, avec le moins de stress possible. Les employés seront ainsi plus heureux, la transition des flux de travail se fera plus facilement et les résultats financiers seront plus sains.
Voici donc cinq conseils pour vous aider à faire en sorte que le déménagement de votre personnel se fasse en douceur et sans stress, afin que chacun puisse reprendre le travail sans problème.
Préparez vos employés à leur nouvelle ville
Facilitez au maximum l’orientation de vos employés en leur fournissant une introduction à leur nouvelle ville : quels sont les meilleurs quartiers pour les familles ou pour les jeunes professionnels ? Quel est le climat ? Encore mieux : envoyez-les faire un voyage pilote pour découvrir la nouvelle ville, le nouveau bureau et les nouveaux quartiers. Donnez-leur l’occasion de s’imprégner de l’ambiance de leur futur lieu de travail et de s’enthousiasmer pour ce que la ville a à offrir
Bonus : demandez à votre équipe juridique ou aux RH de préparer un dossier sur les éléments du déménagement qui sont déductibles des impôts. Il est préférable de fournir ces informations bien à l’avance afin que les employés puissent commencer à suivre les recettes et les dépenses alors qu’ils se préparent à déménager
Soyez clair et transparent sur votre politique et/ou votre programme de déménagement.
Comment comptez-vous indemniser vos employés en cas de délocalisation ? Prévoyez-vous de couvrir une partie ou la totalité des coûts ? Aiderez-vous l’employé à trouver un nouveau logement ? Pour créer un environnement de travail solide pour vos employés, il faut instaurer un climat de confiance grâce à une communication ouverte. Si la relocalisation est de courte durée, soyez aussi clair que possible sur vos attentes concernant l’avenir de l’employé. De même, offrez à l’employé un espace où il pourra poser des questions sur le déménagement – il peut avoir des inquiétudes que vous pouvez contribuer à apaiser, en faisant en sorte que tout le monde se sente plus à l’aise et en confiance à propos du transfert.
Aidez vos employés à s’occuper de l’essentiel à l’avance
Pour faciliter encore plus la tâche de votre personnel et lui permettre de se concentrer sur la bonne marche de l’entreprise, votre équipe des RH peut vous aider dans les tâches les plus fastidieuses, comme l’ouverture d’un compte bancaire et le transfert de l’assurance maladie. Ils peuvent également vous aider en recueillant des informations sur les conditions à remplir, comme l’immatriculation des voitures, le changement de permis de conduire et l’inscription des enfants à l’école. S’il existe des transports en commun, envisagez d’acheter des cartes d’abonnement pour vos employés afin de les aider à se déplacer plus facilement dans leur nouvelle ville. Ce sont ces tâches qui font du déménagement un véritable casse-tête. Plus vous intervenez et rassemblez de ressources, mieux ils peuvent se faciliter la tâche.
Proposer une aide à la recherche d’un logement temporaire
À moins que le logement ne fasse partie de votre programme de relogement, aidez vos employés à identifier les possibilités de logement temporaire à leur arrivée. Cela peut signifier les aider à trouver une réduction dans une suite d’hôtel à long terme. Vous pouvez soit organiser le logement temporaire, soit fournir aux employés une liste d’options à explorer. Dans les deux cas, ne laissez pas vos employés se démener pour trouver une piste d’atterrissage pour leur déménagement ! Ils ont déjà suffisamment de soucis à se faire.
Si vos employés ont des enfants, aidez-les à trouver des possibilités de scolarisation. Si les enfants doivent s’inscrire en milieu d’année, désignez une personne chargée de prendre contact avec les districts scolaires pour connaître le type d’informations que l’école précédente devra fournir et ce que la famille devra savoir pour commencer l’école en douceur.
Engagez une entreprise de déménagement réputée
Quel que soit l’effort que vous consacriez à d’autres aspects logistiques, au bout du compte, une entreprise de déménagement professionnelle et réputée mettra tout le monde à l’aise. En ce qui concerne le déménagement d’entreprise, vos employés auront l’assurance que leur matériel et leurs dossiers arriveront de manière organisée, ce qui leur laissera de l’énergie pour se concentrer sur l’emballage et le tri de leurs effets personnels. Et si la réservation d’une entreprise de déménagement pour leurs effets personnels fait partie de votre programme de déménagement, vous pouvez être sûr que les biens de votre employé arriveront à temps, sans dommage, avec une équipe professionnelle prête à les décharger.
Parlez d’un programme de réduction du stress que vos employés peuvent apprécier !