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Secrétariat externalisé : top 3 des raisons d’opter pour cette solution

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Force est actuellement de constater que de plus en plus d’entreprises confient un de leurs services, voire même plusieurs, à un prestataire externe. En particulier, ce sont ceux qui sont considérés comme non stratégiques à l’exemple du service de nettoyage ou du service de vigie entre autres. Il en est de même pour certains services clés au sein d’une entreprise, d’un cabinet ou d’une administration à l’instar du secrétariat. Justement, si vous hésitez à recourir au télésecrétariat, voici quelques-unes des excellentes raisons d’opter pour cette solution d’externalisation.

Une pléthore de domaines d’activités peut jouir d’une solution d’externalisation

Que ce soit en France ou à travers le monde, il existe désormais de nombreux prestataires de services externalisés œuvrant pour ainsi dire dans quasiment tous les domaines d’activités. En ce qui concerne justement le service de télésecrétariat, ces derniers peuvent notamment intervenir aussi bien dans le domaine médical, paramédical, juridique, de la construction, du transport, etc. Par conséquent, il y aura forcément un prestataire à même de prendre en charge votre service de secrétariat externalisé même si votre domaine d’activité est relativement spécifique.

En effet, il faut savoir qu’il existe des télésecrétaires spécialisés ayant au préalable suivi les formations adéquates par rapport à des domaines d’activités spécifiques. Mais dans tous les cas, la principale mission d’un secrétaire/télésecrétaire est généralement la gestion de l’accueil téléphonique (appels entrants et sortants). En sus, ce dernier est également responsable de la gestion éventuelle des prises de rendez-vous ou de l’agenda entre autres. Sans oublier qu’il/elle s’occupe aussi des diverses tâches administratives inhérentes à l’entreprise ou au cabinet qui l’emploient.

Des prestations modulables et personnalisées

Comme évoqués précédemment, pratiquement toutes les entreprises ou les cabinets peuvent jouir d’une solution de secrétariat externalisée, peu importe leurs domaines d’activités. Mais ce n’est pas tout ! Vous pouvez également bénéficier d’une autre des principales raisons d’opter pour un service de télésecrétariat qu’il faut prendre en considération si vous hésitez encore. En effet, sachez qu’il vous est possible de profiter d’une prestation généralement modulable que vous pouvez même personnaliser selon vos besoins.

En effet, contrairement à un service de secrétariat en interne, vous avez par exemple la possibilité de recourir à un télésecrétaire de façon ponctuelle. Dans la même optique, il vous est aussi possible de faire appel à un service de télésecrétariat par rapport à une plage horaire prédéfinie. Sinon, vous pouvez éventuellement opter pour une prestation continue 24 h/24 et 7 j/7 pour assurer une permanence non-stop. D’une manière générale, il est à noter que la grande majorité des prestataires proposent différentes sortes d’offres de prestation ou ils peuvent également s’adapter à vos exigences si nécessaires.

Maîtriser le coût de la prestation

Vous n’êtes pas sans savoir que disposer d’un service de secrétariat en interne impose des dépenses ainsi que de devoir vous acquitter de certaines charges incontournables. En externalisant ce service, vous pouvez ainsi vous en affranchir à l’exemple de la charge salariale, l’achat de fourniture de bureau et divers consommables, l’abonnement à une ligne téléphonique, etc. Non seulement vous pouvez réaliser des économies, mais en plus, il vous est aussi possible de maîtriser le coût de la prestation.

En effet, vous n’avez bien évidemment pas besoin de dédier un local à votre télésecrétaire, tout comme le fait de ne pas payer un abonnement téléphonique entre autres. Par ailleurs, vous ne consacrerez qu’un budget de prestation par rapport à vos besoins réels qu’ils soient ponctuels ou éventuellement de longues durées. Justement, il est à préciser que certains des prestataires en télésecrétariat n’imposent pas une durée d’engagement. Par conséquent, vous pouvez faire appel à leur service lorsque vous en aurez besoin de façon saisonnière par exemple.

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